Tietosuoja

Tämä on Hoitohuone Balanssin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 18.8.2024. 

1. Rekisterinpitäjä:

Hoitohuone Balanssi Y-tunnus: 1250155-8

Ketokatu 8

Oulu

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Soile Mäenpää: hoitohuonebalanssi@gmail.com

2. Rekisteröidyt: Asiakkaat. Tämän verkkosivun lomakkeilla tietonsa lähettäneet tai muuten yhteystietonsa jättäneet asiakkaat.

3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käyttötarkoitus: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on asiakassuhde ja sen hoitaminen, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiakassuhteeseen liittyvä yhteys. Käsittelemme tietoja toteuttaaksemme palvelun, jonka asiakas on varannut. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, asiointihistorian hallinta, palveluiden kohdentaminen,  markkinointi, asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.  

 4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot: Ajanvarauksen tekijän nimi, osoite, sähköposti ja puhelinnumero

Asiakastiedot: tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista. Käyntiin liittyvät esitiedot ja muistiinpanot käynnin sisällöstä. Tietoja ei kirjata Kantaan. Asiakas saa asiakassuhteen päättyessä halutessaan mukaansa lyhytterapeuttisen prosessin aikana yhdessä asiakkaan kanssa tehdyn karttatyöskentelyn tuotoksen.

Hoitohuone Balanssi käyttää asiakasrekisterin ylläpitämiseen ja ajanvarauksien hallintaan Vello-sivustoa. Kotisivuilta on linkki kyseiselle sivustolle. Kun asiakas siirtyy linkitetylle verkkosivustolle, hänen tulee tutustua kyseisen verkkosivuston yksityisyydensuojaperiaatteisiin ja tietosuojakäytäntöihin itse.

5. Rekisteröidyn oikeudet: Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen

-Tarkastusoikeus. Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

-Oikeus tietojen oikaisemiseen. Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot. 

-Vastustamisoikeus. Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

-Suoramarkkinointikielto. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. 

-Poisto-oikeus. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen velvollisuus olla poistamatta joitakin tietoja. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

-Valitusoikeus. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet: Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä kotisivuilta lähetetystä lomakkeesta, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas itse luovuttaa tietojaan.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset: Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti markkinointitarkoituksiin kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

8. Käsittelyn kesto: Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti asiakassuhteen ajan sekä kirjanpitolain tai muun vastaavan yrittäjää velvoittavan lainsäädännön perusteella.

9. Henkilötietojen käsittelijät: Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja. Voimme olla velvoitettuja säilyttämään ja siirtämään tietoa tilitoimistolle. 

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle: Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi: Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. 

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti salasanoilla. Fyysinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Käyttäjärekisterin tietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.